在工作中，人與人的合作有其自然節(jié)律：進行原創(chuàng)性思考或處理信息時，我們需要獨處或兩人一組；然后集體討論各人的思路，爭取達成共識；接著再分頭進行下一步。團隊任務(wù)難度越高，參與其中的個體就越需要不時抽離，獨自思考和調(diào)整。
為使團隊協(xié)作達到最優(yōu)，幾十年來企業(yè)不斷在尋求公共和私人工作空間的平衡。我們1980年的研究發(fā)現(xiàn)，美國85%的企業(yè)雇員需要能夠不受干擾、集中精力的工作空間，然而到了20世紀(jì)90年代末，只有23%的員工需要更多私密空間。為此，很多企業(yè)的辦公場所改為便于協(xié)作的開放空間，私人工作空間相應(yīng)縮減。但我們的最新研究發(fā)現(xiàn)，風(fēng)尚正在回擺：員工重又迫切地需要私人空間。這不僅是為集中精力，更已成為緊張工作環(huán)境中的必需。
不過，開放式工作空間設(shè)計的流行并非私密空間縮減的惟一原因：需要團隊合作的任務(wù)越來越多，員工很少能獨處；無處不在的移動設(shè)備迫使我們隨叫隨到。
避往咖啡館、圖書館或在家工作無法解決問題，至少不是長遠之策。遠程工作也會帶來一系列問題，如知識分享受限、員工敬業(yè)度和團隊契合度下降，使協(xié)作更為困難；更何況在辦公室之外工作也會有其他讓人分心的因素。
工作空間中的私密性
傳統(tǒng)上，研究者和設(shè)計師主要從物理角度定義工作場所中的私密性，包括聲音（我們是否能聽到彼此）、視覺（我們是否能看到彼此）和空間獨立性（我是否有自己的專屬空間）。但在今天的職場，在物理或虛擬意義上，我們都隨時相互連接，幾乎無處遁形。
這種緊密聯(lián)結(jié)便于人際溝通，但也會讓人感到自身存在過度曝光。
因此有必要重新定義私密性。
信息控制。如今，為保護和有選擇地分享個人信息，職場中人每天煞費苦心。技術(shù)的發(fā)展進一步挑戰(zhàn)了我們的自控感，特別是社交媒體削弱了我們控制個人信息的能力。有意回避社交媒體的人也很難躲過谷歌等搜索引擎。如果真的不愿讓同事知道自己的住址、年齡、宗教信仰、喜歡的音樂，該怎么辦？
我們必須明確自己管理個人信息的原則，并嚴(yán)格遵守。如果做不到，我們就會心神不寧，而這正是大多數(shù)人的境況。
外界刺激控制。私密性的第二個維度與噪音及其他分散注意力、阻礙精神集中的干擾有關(guān)。相比信息控制，外界刺激控制的方式更是多樣和多變。無論怎樣定義干擾，我們都需要找到應(yīng)對方法。
神經(jīng)科學(xué)研究定義了注意力的三類基本模式，設(shè)計工作空間時有必要對此有所了解。
第一類是可控注意力——進行寫作和深入思考等需要精力高度集中的工作時，我們有意避免不相關(guān)的思緒，并盡可能排除外部刺激。在這種模式下，我們不希望受到干擾，因此需要控制外部環(huán)境。
第二類是刺激型注意力——在外部刺激的作用下轉(zhuǎn)移注意力。進行常規(guī)工作，如回郵件、安排會議或完成其他行政任務(wù)時，我們可能容忍甚至歡迎干擾或工作的暫時中斷。很多人選擇在開放空間、社交場合或熱鬧的地方進行常規(guī)工作。
第三類注意力稱為復(fù)原——每隔一段時間我們需要放松神經(jīng)。在此過程中，我們讓大腦和身體得到休整，進行社交活動，或表達未及宣泄的情緒。選擇吵鬧還是安靜的環(huán)境進行放松則因人而異。
在工作中，員工的注意力在上述三類模式中切換。為有效控制刺激，組織需要多樣化的工作空間，提供不同程度的私密性。難點在于平衡公共和私人空間，讓員工無論處于哪種注意力模式都能有效集中精力。
不同文化中的私密性
私密性是一種普世需求，但不同文化中，人們對私密性的感受各不相同。
不同國家企業(yè)對個人空間的標(biāo)準(zhǔn)差異很大。德國員工人均占有面積29.7平方米，美國為17.7平方米，印度和中國分別為6.5平方米和4.6平方米。但盡管工作空間相對擁擠，印度和中國受訪者認(rèn)為他們能夠集中精力、不受干擾地工作。這個發(fā)現(xiàn)標(biāo)識了一個重要的文化差異：中國人的隱私觀念有別于西方。中國員工最在意信息控制，為獲得片刻獨處時間，人們有時不得不躲到樓道或衛(wèi)生間。我們認(rèn)為加重員工不滿情緒的并非物理環(huán)境，而是工作節(jié)奏緊張等因素。
雖然在不同文化中私密性的具體含義不同，但我們的研究已經(jīng)充分顯示，員工對工作空間的滿意度與他們對周圍環(huán)境的掌控感高度相關(guān)。敬業(yè)度最高的員工中，98%認(rèn)為他們在辦公室“很容易集中注意力”，這點是他們對工作環(huán)境滿意的最重要原因。
尋找私密性：5種策略
除社會文化環(huán)境外，還有很多因素影響人們對私密性的需求和獲得私密性的方式，包括組織文化、工作性質(zhì)、情緒、個人性格等。例如，內(nèi)向者更需要控制周圍環(huán)境中的干擾。蘇珊·凱恩（Susan Cain）最近關(guān)于內(nèi)向性格的研究認(rèn)為，內(nèi)向者并非害羞，而是比外向者對刺激更敏感。我們的研究總結(jié)出個體控制刺激和信息、尋求私密性的5種策略，對這些策略的使用有時是無意識的。
1策略性匿名
有些人能在陌生人群中獲得私密感：很多時候，我們?nèi)タХ瑞^工作是為避開在辦公室和同事的社交互動。拉維·梅塔（Ravi Mehta）、朱睿和阿瑪爾·奇瑪（Amar Cheema）在《消費者研究雜志》上發(fā)表的研究表明，適度背景噪音能提升創(chuàng)造性工作的效率。很多人喜歡咖啡館或機場的環(huán)境，適度的嘈雜能讓他們不受干擾地工作、閱讀或放松。關(guān)鍵在于，這是一種策略性行為：個體選擇何時、以何種方式匿名隱入人群。
2選擇性曝光
如今，個人信息分享和傳播方式花樣翻新，公共和私人的界限一再變動。人們會與不同對象分享不同個人信息：例如，在物理意義上，這可能意味我們要考慮是否允許同事查看某個文件，或決定在工位上擺放什么個人物品；在虛擬意義上，我們可能因不想被對方看到而選擇打電話而非視頻。
3保密和互信
保持私密并不等于與他人隔絕。很多情況下，員工之間需要私密溝通。績效評估等需要保密的事宜可以提前正式安排；更多時候，員工之間會自發(fā)進行私密交流，如討論公司中出現(xiàn)的敏感問題等，但可能無法找到合適的場所。如果工作空間布局非常開放，就更需要設(shè)置專門房間，方便相互信任的員工進行私密談話。
4有意屏蔽
覺察到被窺視或偷聽時，我們會感到“受到侵犯”，并用一系列屏蔽策略來保護自己：在封閉的房間打電話；為防止偷聽而在公共場所談話；在能提前看到別人走過來的地方工作。為免受“群體思維”或同儕壓力影響，有些人從不輕易說出內(nèi)心想法。
5主動性孤獨
孤獨既與物理環(huán)境有關(guān)，也是一種心理狀態(tài)。個體的空間位置、習(xí)慣和態(tài)度都可能制造孤立的感覺。但我們有時也主動尋求孤獨：有意與周圍人拉開距離，獨自專注思考、調(diào)整放松、發(fā)泄情感，或做點自己的事。
營造私密性：4種策略
組織不僅要考慮員工對私密空間的需求，更要理解，私密性并不妨礙協(xié)作。為員工營造更多私密空間，反而會優(yōu)化和加強團隊協(xié)作。
組織可使用一系列策略來為員工提供必需的私密感；但若想取得成功，企業(yè)須首先改善組織文化，使員工能夠選擇工作地點和工作方式，并能掌控個人隱私。特定行為反復(fù)發(fā)生，并在組織上下被規(guī)章化、接納和采用，這即是組織文化建立和鞏固的過程。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)以身作則，暗示員工效仿，傳達出“這里的規(guī)矩就是這樣”的信息。
為維護員工的私密感，企業(yè)可能需要新增不同類型的工作空間；但有時僅需適當(dāng)調(diào)整空間布局，輔以組織行為和文化調(diào)整，就可達到目標(biāo)。
1明確規(guī)則
組織可以制定規(guī)則，對影響員工私密感的行為作出明確規(guī)定。這些規(guī)定既可針對整個公司，也可針對特定部門、時段和地點。例如，組織可在某些地點設(shè)置安靜工作時段，或規(guī)定聽音樂、看視頻必須使用耳機。
2發(fā)出信號
信號的作用與規(guī)則相似，但并非自上而下的規(guī)定，而是由員工主動向他人發(fā)出，傳達對私密性的要求。在很多地方，戴耳機表示“請勿打擾”，戴隔音耳機意圖就更明顯。人們有時也通過調(diào)整自己在辦公室中的空間位置來表達對私密性的需求：身體面向同事表示主動尋求交流，躲在隔板或植物后面則表示“我需要安靜”。
3空間規(guī)劃
為提升員工私密體驗，組織可采取兩種模式設(shè)計工作空間：分布式模式和分區(qū)模式。按照分布式模式，個人和團隊工作區(qū)域中都應(yīng)設(shè)有安靜工作空間，使員工能在不同工作狀態(tài)間快速切換。例如，員工可能需要高度集中精力來做會議準(zhǔn)備，之后到會議室和同事討論，然后要與另一位同事一起完成任務(wù)。每種工作模式都應(yīng)有配套的工作空間，且這些空間應(yīng)相距較近，方便員工切換工作模式。
按照分區(qū)模式，工作空間中有一片特定區(qū)域被劃為私密、安靜空間。組織可將某片區(qū)域、某層樓或整棟建筑規(guī)定為類似圖書館的安靜區(qū)域。這種模式對管理噪音干擾尤其有效。
4打造空間生態(tài)系統(tǒng)
我們的研究顯示，最優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境是一個包含多種類型空間的生態(tài)系統(tǒng)，讓員工可以選擇工作的地點和方式。固定辦公室的設(shè)計和分配不應(yīng)依據(jù)等級，而應(yīng)主要考慮需求。例如，很多高管擁有寬敞的辦公室，但因為出差和開會經(jīng)常不用。這些空間可以重新設(shè)計，因為和普通員工一樣，很多領(lǐng)導(dǎo)者只是處理特定工作時才需要封閉空間。
“掩蔽空間”可為多種工作提供必要的私密感。這類空間一般為半封閉，配有半高墻壁或可移動擋板。組織可以明確規(guī)定這類空間為“勿擾區(qū)域”。安靜區(qū)域中的掩蔽空間尤其有效。
開放式工作空間本身并無優(yōu)劣之分。打造高質(zhì)量工作空間，關(guān)鍵在于幫助員工提升對周圍環(huán)境的掌控感。如果能自由選擇工作地點和工作方式，員工將更易從團隊中汲取能量和創(chuàng)意，也能通過暫時獨處恢復(fù)身心活力。在當(dāng)代社會，企業(yè)需要創(chuàng)造良好的工作節(jié)奏，讓員工在公共時間和私人時間之間輕松切換，為集體議事和孤獨沉思分別留出充足空間。
哈佛商業(yè)評論 
2016-03-29 23:32:36